Notre client est une société française du secteur de l'énergie. Le groupe est présent dans 18 pays et emploie plus de 14 000 salariés. En 2019, le groupe a lancé un projet de déploiement Office 365 à l’échelle internationale pour lequel l’équipe Transformation Digitale a sollicité Talan. Dans le cadre de cette mission, le client souhaitait valider le bon fonctionnement des services à travers une phase de test, puis des phases pilotes par régions pour valider un déploiement progressif sur les années à venir.  En parallèle, la situation sanitaire liée à la COVID-19 a bouleversé les usages et augmenté les besoins en services collaboratifs. Notre client a sollicité Talan pour les accompagner dans l’alignement des besoins et contraintes avec l’offre Microsoft notamment sur les aspects sécuritaires ainsi que sur le processus de gestion des licences pour la suite du projet. 

Pour répondre aux besoins, nos équipes ont donc accompagné le département Transformation Digitale du groupe sur une durée d’un an et demi.

1. Cadrage du programme de déploiement Office 365

En début de programme, notre client disposait d’un gros volume de licences Office 365 (E1 et E3) mais ne savait pas à quelles catégories d’utilisateurs les distribuer. Pour accompagner l’entreprise dans cette première étape du projet, les équipes Talan ont procédé de la manière suivante : 

> Description détaillée des services selon une approche « usages »
Démontrer au département Transformation Digitale ainsi qu’aux utilisateurs, l’étendue des possibilités qui s’offrent à eux via les nouveaux services pour se projeter dans les nouveaux usages

> Analyse des irritants sur les outils actuels et des nouveaux usages possibles grâce à la suite O365
Mieux comprendre l’environnement de travail actuel des utilisateurs et anticiper/initier le changement

> Matrice d’aide à la répartition des licences achetées
Basé sur les étapes réalisées en amont, orienter l’allocation des licences en fonction des différents types d’usages

> Proposition de cadencement de l’ouverture des services (phases pilotes)
Construire une roadmap de lancement des phases de test et pilotes sur les différentes régions : France, Allemagne, Asie, USA

Résultats : 

• Visibilité sur le contenu des licences permettant un arbitrage pertinent en fonction des besoins utilisateurs
• Roadmap de cadencement de l’ouverture des services pour phases pilotes en accord avec les besoins et contraintes techniques et métiers

2. Validation du bon fonctionnement des services via une phase de test

Les aspects sécuritaires sont prioritaires et stratégiques pour notre client. L’ouverture des services pour vérifier leur bon fonctionnement s’est donc déroulée en plusieurs étapes : 

1. Analyse de risque liée au déploiement de Teams, SharePoint Online, Forms, Planner et OneNote (1^er lot)
2. Documentations spécifiques : “Sécurité d’analyse du cycle de vie de la donnée”, pour chaque service 
3. Première phase de test des nouveaux services auprès de 40 « Ambassadeurs Digitaux ». Ces derniers ont suivi des ateliers de démonstration, de formation et reçu des supports d’accompagnement de niveau 1. 
4. Planning de conduite du changement sur les 4 régions en adéquation avec la roadmap de déploiement validée lors de la première phase du projet

Résultats : 

• Validation du bon fonctionnement des services d’un point de vue technique 
• Emergence d’un noyau dur d’utilisateurs sponsors du projet
• Validation de l’adéquation des nouveaux usages collaboratifs offerts par la suite Office 365 avec les besoins terrains

3. Accompagnement de la phase pilote et déploiement des services en France et Asie

Malgré le bon déroulement de la phase de test, la sécurité du groupe a rejeté la validation de la phase de déploiement sur les 4 régions car elle ne souhaitait pas que l’on puisse échanger des données confidentielles dans le cloud. Il a donc été convenu de rédiger une charte d’utilisation dont la validation sera obligatoire pour tous les utilisateurs et dans le but de cadrer l’utilisation des services déployés en termes de niveau de confidentialité de documentation diffusable autorisé. La rédaction de cette charte d’utilisation par les équipes Talan a également permis d’inclure des éléments cadrant les usages en termes de respect de l’Export Control et du RGPD. L’équipe Talan a ensuite pu déployer la phase pilote avec 1000 utilisateurs (France et Asie) et dérouler le plan de conduite du changement établi (formations physiques, à distance, FAQ, MOOC explicatifs, etc.).

Résultats : 

• Traitement des exigences de sécurité permettant le déploiement
• Sensibilisation et responsabilisation des utilisateurs aux notions de sécurité des données notamment grâce à la charte d’utilisation
• Déploiement d’un pilote sur 1000 utilisateurs 

4. Ouverture de nouvelles fonctionnalités en prenant en compte les contraintes de sécurité 

Avant d’autoriser un déploiement global et l’ouverture de nouvelles fonctionnalités (i.e. : les appels audios et les réunions dans Teams), le Responsable de la Sécurité des Systèmes d’Information a souhaité mettre en place les éléments suivants : 

• Classification de la donnée (indexation niveau de confidentialité à chaque document)
• Authentification plus sûre (accès conditionnel, multi-facteurs)
• Détection et protection contre les menaces
• Protection contre les fuites de données (Data Loss Prevention)

Les équipes Talan ont accompagné le client pour recenser les composants de sécurité proposés par Microsoft (packages existants et services additionnels) pour fournir une vision nette des possibilités offertes et ainsi définir la stratégie pour la suite du projet.

Résultats :

• Clarification de la grille de services pour faciliter le choix des nouveaux packs de licences à acheter
• Mise en place d’éléments de sécurité permettant l’utilisation sereine de ces outils collaboratifs dans un contexte sécuritaire très sensible

5. Amélioration du processus de gestion/allocation des licences 

Ayant maintenant répondu aux différentes exigences de sécurité, le client a choisi de déployer les services sur 2000 collaborateurs basés en France dans un premier temps, pour ensuite fonctionner de manière progressive sur les 3 années suivantes pour les autres collaborateurs. Les équipes Talan sont intervenues pour améliorer et affiner le processus d’attribution des licences : 

• Définition de critères d’allocation basés sur le niveau d’activité pour les utilisateurs déjà pilotes
• Etude de la pertinence du besoin pour les potentiels nouveaux utilisateurs
• Mise à jour du formulaire de demande en ligne de licence via un questionnaire pour permettre à la DSI d’allouer ou non une licence en fonction du besoin utilisateur
• Création d’une page SharePoint visant à donner à tous les collaborateurs une vision sur les personnes détenant une licence ou non
• Mise à disposition d’une roadmap de gestion du processus recommandé pour les mois suivants

Résultats :

• Processus de gestion et d’allocation des licences robuste et pertinent
• Visibilité en temps réel sur le parc de licences allouées