Accompagner la migration « Skype to Teams » et renforcer le dispositif d’accompagnement au changement
1. Accompagner la migration « Skype to Teams »
Notre client, un acteur majeur du luxe à l'international, a fait le choix de la suite Microsoft Office 365. Pour autant, il n'a pas encore enclenché sa bascule complète vers Microsoft Teams. Le confinement a mis l’accent sur les besoins d’outils collaboratifs et sur les limites de Skype entreprise qui n’a pas bénéficié des dernières évolutions et optimisations (bande passante, qualité de la voie et de l’image, etc.).
Dans ce contexte, notre client nous a demandé de mener une étude comparative « Skype / Teams ». Il en est ressorti que les performances de Teams sont nettement supérieures à celles de Skype :
- Qualité optimale pour la communication audio et vidéo : clarté et netteté de la voix et de l’image, pas ou très peu de coupures, pas de résonnance.
- Envoi de documents types Word, Excel, PowerPoint : 2 à 4 fois plus rapide.
- Partage en mode « Présentation » de PowerPoint : temps de chargement 4 à 6 fois plus rapide.
Les résultats sont particulièrement probants en ce qui concerne les flux d’échanges internationaux (i.e. : Europe et Asie ou Europe et continent américain). Les DSI des autres pays de notre client ont demandé à basculer sur Microsoft Teams pour permettre à leurs employés une collaboration à distance optimale.
2. Renforcer le dispositif d’accompagnement au changement
Impulsant une transformation profonde dans les modes de fonctionnements, la mise en œuvre des services Office 365 provoque une vraie révolution des modes de travail. Depuis 3 ans, nous accompagnons notre client dans la mise en place d’outils digitaux au sein de populations qui ne sont pas toutes familières avec les outils digitaux. Il est donc primordial d’accompagner humainement le changement via la mise en place d’un dispositif à part entière.
La crise COVID-19 a bouleversé ce dispositif et les équipes de Talan ont été renforcées pour l’adapter et venir en support à l’ensemble des utilisateurs. Les chantiers suivants ont été activés en priorité :
- Communication : le plan de communication a été revu pour le rendre plus intense et plus ciblé.
- Formation : les canaux de formation ont été totalement réadaptés, notamment en transformant les formations présentielles en sessions en ligne (audio ou visioconférence).
- Personnalisation du plan d’accompagnement : paradoxalement, la distance subie entre les collaborateurs nécessite d’être encore plus « proche » de l’utilisateur final. Tout le dispositif d’accompagnement au changement a été réinventé pour être le plus personnalisé possible et ainsi répondre aux spécificités de chaque population et à la diversité des métiers.
- Suivi de l’adoption : le pilotage de l’adoption a été renforcé pour permettre de s’inscrire dans une amélioration continue et agile, mais toujours centrée sur le « ressenti utilisateur » (par exemple, via la mise en place de questionnaires de satisfaction).
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Quel avenir pour Skype entreprise ?
Depuis plusieurs mois, Microsoft déploie son programme de fin de vie pour Skype for Business qui ne bénéficie plus des évolutions d’optimisation. Microsoft invite donc les entreprises à la remplacer par son successeur : Microsoft Teams, qui centralise les différents échanges entre collaborateurs.
En mars 2020, la situation exceptionnelle liée à la crise du COVID-19 a entrainé une hausse allant jusqu’à +1000% du taux d’utilisation de la solution Skype. Si cette dernière a globalement bien tenu le choc, dans certains cas, on frôlait la limite (conditions d’utilisation dégradées : flux, qualité de l’image et de l’audio, …).
Teams est mieux armé (caractéristiques techniques et fonctionnalités) pour répondre aux nouvelles problématiques de « modern workplace » et pour faire face aux besoins exceptionnels comme ceux qui ont émergé avec le confinement. D’ailleurs, entre le 11 et le 19 mars 2020, le nombre d’utilisateurs sur Microsoft Teams est passé de 32 à 44 millions, soit un bond de 12 millions en une semaine.
Toutefois, n'oublions pas que la performance de l'outil ne fait pas tout. Au moment d'amorcer une transition, il est important de prévoir un plan de conduite du changement qui se focalise sur l'humain : quelle est ma population ? Quels sont les spécificités locales et/ou métiers à prendre en compte dans le choix de l'outil ? Etc.
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