Banque de Savoie : Créer et déployer une application Board pour le suivi des frais généraux et le budget des gestionnaires

Comment l’implémentation de l’EPM Board chez Banque de Savoie a permis d’automatiser le suivi des frais généraux?

Contexte et enjeux : automatiser le suivi des frais généraux des gestionnaires

En 2017, les Banques Populaires des Alpes, Loire, Lyonnais et Massif Central fusionnaient pour donner naissance à la Banque Populaire Auvergne Rhône Alpes (BP AURA). Ce rapprochement a créé un besoin d’harmonisation des systèmes de contrôle de gestion et de pilotage budgétaire. C’est ainsi qu’en 2019, la Direction Finance de BP AURA a fait appel à Talan pour implémenter la solution EPM BOARD sur le périmètre des frais généraux. Suite à ce développement, le Contrôle de Gestion de BP AURA a pris le temps de monter en compétences sur l’outil et a accompagné les gestionnaires de budgets à l’utilisation de celui-ci.

Une fois la solution BOARD stable et adoptée par toutes les parties prenantes, Banque de Savoie, une filiale de BP AURA, a souhaité déployer le même outil. Jusque-là, le suivi des frais généraux s’avérait très consommateur de temps pour les contrôleurs de gestion, qui devaient compiler les documents Excel remplis chaque mois par les gestionnaires. De plus, plusieurs gestionnaires communs aux deux entités étaient contraints de remplir deux déclarations différentes (l’une pour BP AURA, l’autre pour Banque de Savoie).

La mission : implémentation de l’EPM BOARD et formation des contrôleurs de gestion

L’implémentation de l’EPM BOARD chez Banque de Savoie s’est déroulée en deux étapes.

Présentation de l’outil par BP AURA à Banque de Savoie

Dans un premier temps, les contrôleurs de gestion de la Banque de Savoie se sont rapprochés de leurs homologues chez BP AURA pour obtenir un retour d’expérience sur l’EPM BOARD. En à peine un an, l’outil avait déjà démontré son efficacité en faisant économiser un temps considérable aux contrôleurs de gestion et en fiabilisant la donnée. Tout indiquait que le déploiement de cette solution chez Banque de Savoie permettrait d’obtenir les mêmes bénéfices.

Implémentation de l’EMP BOARD par Talan chez Banque de Savoie

Lorsque la Banque de Savoie a donné son feu vert pour la réalisation du projet, Talan a mis à disposition l’un de ses consultants pour 10 jours. 7,5 jours ont été consacrés au déploiement de l’outil. Une collaboration étroite avec l’équipe contrôle de gestion a permis de paramétrer la collecte des données et d’élaborer des écrans de visualisation répondant aux besoins des utilisateurs. Ensuite, 2,5 jours ont été dédiés à la formation et à la prise en main de l’outil par les contrôleurs de gestion.

Au terme de la mission, la Banque de Savoie a obtenu un outil sécurisé, fiable et performant permettant de sortir d’Excel et de se projeter dans des développements communs avec le service Contrôle de Gestion de BP AURA sur d’autres périmètres de pilotage budgétaire.

Les résultats : un suivi automatisé des frais généraux et une harmonisation des pratiques pour les gestionnaires

L’EPM BOARD fut utilisé en avril 2021 pour procéder à la première actualisation budgétaire de l’année. En plus d’offrir une interface commune aux gestionnaires et aux contrôleurs de gestion sur la partie frais généraux, cet outil permet également de saisir les provisions de fin d’année, contrairement à d’autres outils de BI ou de traitement de données qui ne contiennent aucune fonctionnalité de saisie ou de simulation.

Le déploiement de BOARD au sein de la filiale Banque de Savoie a enclenché une forte dynamique au sein des équipes Contrôle de Gestion de Banque Populaire Auvergne Rhône-Alpes pour étendre le périmètre de l’outil. Plusieurs éléments, actuellement en cours de développement, verront le jour en 2022 :

Suivi des amortissements et des investissements (prévisions pluriannuelles)
Rapprochement des factures NPS sur les charges Groupe avec les budgets des gestionnaires
Suivi des encours
Suivi des commissions
Bilan
Compte de résultat

Après ces deux expériences concluantes chez BP AURA et Banque de Savoie et en vue de ces prochains développements, d’autres caisses régionales du groupe BPCE se sont déclarées intéressées pour adopter l’EPM BOARD et automatiser/fiabiliser leurs processus de pilotage budgétaire et de contrôle de gestion.

« La mise en place de l’EPM BOARD nous a permis d’obtenir un gain de temps significatif et de nous consacrer davantage à l’analyse des données. »
Guillaume Facq, chargé d’études contrôle de gestion chez Banque de Savoie

Facteurs clés de succès

Compréhension des besoins

Lors de sa première mission chez BP AURA, Talan a rapidement compris les besoins de la banque et a proposé la solution la mieux adaptée.

Outil

BOARD est l’un des outils leaders dans le domaine du Performance Management. Il permet de saisir, d’analyser, de simuler – mais aussi de structurer et d’industrialiser des processus d’élaboration et prévision budgétaires (clôtures mensuelles, budgets, re-révisions, gestion et pilotage de stocks au niveau macro, prévisions de ventes, etc.).

Expérience

L’utilisation du modèle déjà développé chez BP AURA a permis une implémentation en 10 jours chez Banque de Savoie.

Formation

Un quart du temps dévolu à la mission a été consacré à la formation des contrôleurs de gestion, qui pourront à leur tour former les gestionnaires bancaires à l’utilisation de l’outil.