Le Groupe Pilote amène sa conversion S/4HANA à bon port

Grimper de deux marches en une fois sans trébucher, et être au rendez-vous de la mise en production. C’est en somme le défi auquel était confronté, avec sa migration vers SAP S/4HANA, le Groupe Pilote, un fabriquant de véhicules de loisirs – en particulier de camping-cars – fondé en 1962 et employant aujourd’hui plus de 1200 personnes en Europe. « Notre système SAP avait été déployé en 2009, sans réelle évolution depuis », raconte Thierry Catelina, le responsable systèmes d’information de cet industriel comptant trois usines (deux en France et une en Allemagne). Un constat qui imposait une mise à niveau du système d’autant que la maintenance de la version d’ECC6 en production (EhP0) s’arrêtait fin 2025. « Et, dès 2022, nous avions connu de premières difficultés avec un patch de sécurité SAP qui nous avaient obligés à mettre à jour une partie du système », reprend le responsable IT. 

Ce dernier saisit dès lors la volonté du groupe d’améliorer la collaboration interne, la sécurité et les performances, via une modernisation des SI, pour relancer le projet de mise à jour du système vers SAP S/4HANA. « Le projet avait déjà été envisagé avant mon arrivée dans le groupe, détaille Thierry Catelina. Avec deux options sur la table : la migration directe vers S/4HANA ou le passage par une marche intermédiaire, en l’occurrence ECC6 EhP8 sur HANA. Mais, quitte à mener ce type de projet, nous avons décidé de viser la plus haute marche d’emblée. » 

Une relation qui dure depuis 2009

Un projet très structurant pour l’ETI française, dont l’essentiel des processus tourne sur SAP. La finance, la comptabilité et le contrôle de gestion évidemment. Mais aussi les achats, la production, les ventes, l’entreposage ou encore la qualité. La double mise à jour doit donc être totalement sécurisée et effectuée dans un timing très strict, pour limiter tout impact sur les utilisateurs et l’entreprise.

Assez naturellement, le Groupe Pilote se tourne vers le prestataire qui assure le support de son système SAP depuis 2009, à savoir Talan. Une relation qui dure, le service informatique du Groupe Pilote soulignant la réactivité de son prestataire et l’expertise de ses consultants : « c’est appréciable pour le service IT qui peut ainsi répondre de façon réactive aux sollicitations des métiers », dit Thierry Catelina. En plus de l’expertise générale SAP, Talan dispose d’une Conversion Factory qui finit de rassurer et de démontrer sa maîtrise parfaite du sujet.

L’essentiel du projet est d’ailleurs mené avec les mécaniques contractuelles de l’offre de support de Talan, avec une facturation au temps. Un choix qui en dit long sur la relation de confiance entre l’industriel et le prestataire.

En profiter pour harmoniser les processus

Une des premières questions que se posent Thierry Catelina et son équipe concerne l’hébergement de la solution. Si l’option cloud est étudiée, elle est finalement écartée, en raison de ses coûts, mais aussi des craintes sur les débits nécessaires, l’usine historique du fabriquant de véhicules de loisirs étant située dans une commune alors non couverte par la fibre. « Et je n’étais pas à l’aise avec l’idée de placer le cœur de notre système d’information hors de nos murs », ajoute le responsable.

Suit alors une période de préparation de 3 à 4 mois, marquée d’abord par une réorganisation des utilisateurs clefs SAP, autour d’une équipe resserrée où chacun a la main sur son périmètre, et par une harmonisation des processus entre les trois sites industriels, en particulier les deux situés en France. « L’objectif était de bien définir les processus cible, afin d’écrire les scénarios de tests en fonction, indique Thierry Catelina. L’idée centrale était de confier aux équipes en France le démarrage des tests et les premières corrections, avant de passer le relais à nos collègues allemands ».

La date qui conditionne tout

Mené à iso-fonctionnalités, avec conversion de la plupart des spécifiques, le projet est surtout contraint par les délais. « Le double geste technique – conversion du système existant à la version HP7, puis migration vers S/4HANA – supposait de viser une période permettant 10 jours maximum d’indisponibilité de SAP. Ce qui était impossible pour notre activité sauf durant l’été », souligne le responsable SI. Une période où la production est suspendue pendant plusieurs semaines.

Une date de mise en production, le 12 août 2024, s’impose ainsi naturellement et conditionne le cadencement du projet, mené en moins d’un an en suivant rigoureusement les étapes de la méthode industrialisée de conversion de Talan (la Conversion Factory). « Le premier environnement, où nous avons mené l’essentiel de nos tests, a été livré début 2024. Puis nous avons enchaîné avec une deuxième série de tests dans l’environnement de qualité, avant un troisième round lors de la bascule à blanc. Et nous avons continué à trouver des bugs jusqu’à la fin, du fait de notre couverture fonctionnelle très étendue », détaille Thierry Catelina.

Le 12 août, la bascule implique des utilisateurs de la finance, ou encore du SAV. « La bascule s’est déroulée sans anomalie majeure. C’était essentiel, car notre clôture comptable était fixée au 31 août, sur un processus refondu », souligne le responsable IT, qui peut s’appuyer en interne sur deux autres experts de SAP. A cette date, le Groupe Pilote disposait encore d’une semaine avant la reprise réelle de la fabrication. Une marge de sécurité qui n’a pas été nécessaire, puisque les premiers jours de fonctionnement du nouveau système ont rapidement balayé tous les doutes. « En septembre, nous avions encore quelques bugs, mais SAP fonctionnait », souligne Thierry Catelina, qui pointe seulement les difficultés nées de la notion de business partners, inhérente à S/4HANA. « Car nos concessionnaires, à qui nous achetons aussi de la main d’œuvre pour les réparations, sont à la fois nos clients et nos fournisseurs », souligne le responsable. Ce qui a entraîné des problèmes de synchronisation des tables.

BW supplanté par les Embedded Analytics

Malgré cette nécessaire adaptation, le bilan du projet reste très positif. Avec un délai parfaitement respecté. « Pour ce faire, l’engagement des key users et la réactivité de Talan se sont avérés essentiels », précise Thierry Catelina. Selon ce dernier, le système est stabilisé depuis la fin 2024 et l’équipe IT a désormais entamé la phase de rattrapage des corrections de bugs et d’implémentation des évolutions, gelées durant la migration. « Nous sommes aussi en train d’étudier l’intégration de premières vues Fiori », dit le responsable IT. 

Au passage, la conversion a permis de dégager quelques bénéfices connexes. En termes de performances tout d’abord. « La réactivité du système est aujourd’hui très bonne, y compris à distance, se réjouit Thierry Catelina. Par exemple, notre MRP qui tournait en 3 heures s’exécute désormais en 10 minutes. » Par ailleurs, Groupe Pilote a profité de sa migration pour refondre les rôles et autorisations dans SAP. « Nous avons gommé une dette technique sur ce sujet, avec désormais une vraie gestion des autorisations par métier », reprend le responsable. 

Enfin, le projet a été l’occasion de décommissionner la BI sur BW, soit une trentaine de rapports dont une dizaine essentiels à l’organisation. L’industriel a d’abord étudié un maintien de ce patrimoine, en migrant simplement les interfaces. « Mais le coût était élevé et notre version de BW n’était maintenue que jusqu’à fin 2027 », observe Thierry Catelina. Face à ce constat, ce dernier a pris la décision de migrer les 10 tableaux de bord majeurs vers les fonctions de BI embarquées dans S/4HANA, les Embedded Analytics. Si le projet a pris plus de temps que la seule conversion, les bénéfices sont là, selon le responsable : « d’abord, en termes économiques, du fait de l’arrêt de la licence BW. Mais aussi en termes de connaissances : nous pouvons désormais aller fouiller dans les vues et comprendre les rapports en profondeur. »