Julius Baer automatise ses processus de transaction avec l'outil Nintex
Découvrez comment Julius Baer a automatisé ses processus en utilisant la solution Nintex pour améliorer l'expérience des collaborateurs et mieux gérer les risques de conformité.
Le projet
Client : Julius Baer International Limited
Année : 2019/20
Pays : Royaume-Uni
Offre : Smart Automation
Solution : Nintex Workflow Automation
Enjeux : simplifier les processus dans le plus strict respect des normes réglementaires.
Julius Baer est un groupe suisse de gestion de fortune de premier plan, présent dans le monde entier. Au Royaume-Uni, il opère sous le nom de Julius Baer International Limited et possède des bureaux à Londres, Leeds, Manchester, Belfast et Édimbourg.
Les services financiers au Royaume-Uni sont fortement réglementés. Pour répondre aux exigences locales et assurer une conformité totale, Julius Baer a mis en place de nombreux processus, auxquels sont soumis tous les employés.
Certains de ces processus sont encore manuels, non optimisés, ni organisés et sont gérés dans des tableurs. L'exécution de transactions par les employés sur leurs comptes personnels en est une illustration.
Julius Baer International a pour obligation de suivre toutes les transactions de ses employés afin de se conformer aux réglementations en vigueur (et éviter, par exemple, les délits d'initiés). D'une part, Julius Baer International doit tenir un registre des transactions des employés à présenter en cas de contrôle. D'autre part, les employés doivent suivre un processus d'approbation strict pour déclarer et procéder à leurs transactions.
Au départ, ce processus était manuel, chronophage et impliquait de nombreuses personnes, ce qui multipliait le risque d'erreurs :
- Courriel de l'employé au gestionnaire pour l'approbation de la transaction
- Courriel transféré au département de conformité pour vérifier un certain nombre d'informations à valider, dans le cadre de la procédure d'approbation.
- Selon la taille de la transaction, un troisième ou quatrième niveau d'approbation était potentiellement obligatoire, impliquant jusqu'au PDG local ou régional.
Pour certaines étapes, comme la deuxième, la vérification des informations fournies pouvait facilement prendre jusqu'à deux heures.
Pour limiter le risque d'erreurs et permettre aux employés de Julius Baer de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, une solution innovante et rapide était nécessaire pour automatiser les processus tout en assurant un niveau élevé de conformité.
Parallèlement à cet exemple, Julius Baer International souhaitait avoir la capacité d’envisager l'automatisation d'autres processus commerciaux là où cela s'avérait judicieux.
La solution : une automatisation intelligente des processus en low-code avec Nintex
Le département de gestion des risques de Julius Baer International a donc fait appel aux services de Talan pour trouver et mettre en œuvre une solution d'automatisation intelligente et fournir une formation sur l'outil choisi, pour permettre à l'équipe de gestion des risques d'utiliser l'outil de manière autonome.
Le projet a commencé par un audit du processus interne en place susceptible de bénéficier de l'automatisation.
Talan a ensuite assisté Julius Baer International dans le choix de l'outil, en utilisant son expertise dans le domaine de l'automatisation intelligente (Workflow Automation, RPA, AI, etc.) pour sélectionner un outil performant et compétitif avec toutes les fonctionnalités requises pour mettre en place un système de contrôle adapté à la situation.
Le caractère accessible, complet, pratique, convivial et compétitif de la plate-forme Workflow Automation de l'éditeur de logiciels Nintex a convaincu Julius Baer International.
La mission incluait le cadrage du cas d’usage, la mise en place du POC (Proof Of Concept), la formation des utilisateurs (pour garantir leur autonomie) ainsi que le support.
Résultats
Avant ce projet, les processus de Julius Baer International étaient généralement constitués d'une combinaison de feuilles de calcul et de courriers électroniques. Ces outils sont progressivement devenus inadaptés à un contexte de conformité et d’audit de plus en plus exigeant.
La mise en œuvre d'un nouvel ensemble de processus et d'outils automatisés permet à JBI de répondre à ces exigences en matière de conformité et d'audit : traçabilité, stockage et conservation des informations.
Le projet de digitalisation et d'automatisation des processus (workflow automation) par Talan a permis :
- de remettre en question le processus en place jusqu'alors,
- de mettre en œuvre un processus en ligne,
- d'automatiser entièrement certains contrôles,
- de réduire le temps de traitement des autres contrôles de 2 heures à 10 minutes,
- de garantir la fiabilité de la validation,
- de garantir la traçabilité des informations sur le long terme.
Cette première automatisation a rencontré un grand succès en interne, notamment auprès des métiers, qui ont saisi le potentiel de l'automatisation pour simplifier leur vie quotidienne et leur permettre de se concentrer sur leurs tâches à forte valeur ajoutée.
C'est pourquoi Julius Baer International a décidé de s'appuyer sur Talan pour un soutien sur le long terme, en déployant un consultant pour automatiser d'autres processus, tout au long de l'année 2020.
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