TalanConsulting a accompagné avec succès le projet DSN au sein du Groupe APICIL, 5èmegroupe français de protection sociale. Un projet lancé dès 2014, qui a mobilisé plus de 100 contributeurs en association étroite avec les clients et a nécessité plus de 8 000 jours-hommes de travail.
Démarche de simplification administrative entrant dans le cadre de la loi de « choc de simplification » lancée en 2013 par François Hollande, la DSN est obligatoire depuis le 1er janvier 2017 pour l'ensemble des entreprises qui doivent en fournir une chaque mois. Concrètement, la DSN remplace la majorité des déclarations sociales. Elle est générée par le logiciel de paie des entreprises, déposée sur net-entreprises.fr, puis envoyée aux différents organismes. Outre l'allégement des formalités administratives et un gain de temps, la DSN fiabilise les données en évitant les erreurs de saisie.
Dans le secteur de l'assurance collective, il s'agit pour les organismes d'intégrer dans le back-office les informations fournies par les entreprises via la DSN. A terme, cela devrait contribuer à une diminution des frais de gestion, et une meilleure réactivité vis-à-vis des entreprises.
Pour viser cette meilleure efficacité encore faut-il avoir anticipé et préparé l'entrée en DSN dans l'ensemble des processus en tenant compte des enjeux clients, c'est-à-dire des entreprises confrontées au passage à la DSN.
Un projet qui a mobilisé toute l'entreprise
5ème groupe de protection sociale en France, le groupe APICIL, c'est près de 45 000 entreprises clientes représentant 1,2 millions d'assurés et 2,3 milliards d'euros de cotisations pour la branche « Santé/Prévoyance » ; 450 000 allocataires retraite et 1,5 milliards d'euros de cotisations pour la branche « retraite complémentaire ».
Lancé en 2014, avec l'objectif d'adapter le Système d'Information existant pour intégrer les informations issues de la DSN en automatisant les traitements, le projet DSN a mobilisé toute l'entreprise au sein du Groupe APICIL. Un projet unique a été mis en place pour accompagner les entreprises dans leur passage à la DSN et gérer les impacts en gestion. Le pilotage du projet était assuré à la fois par les trois Directions métiers concernées et par la Direction de la Relation Client.
Pour l'activité Retraite Complémentaire, l'enjeu principal a été de fiabiliser le modèle de données pour faciliter l'intégration des DSN dans la nouvelle version de l'Usine Retraite, et de préparer les collaborateurs et les entreprises au passage à la DSN.
Pour l'activité Santé-Prévoyance, il a fallu faire évoluer le logiciel GTAIA de DXC Technology utilisé par le Groupe APICIL et mettre en place un processus spécifique pour pouvoir intégrer les DSN. L'évolution de l'outil de gestion s'est déroulée de manière itérative, en exploitant dès que possible les DSN réellement envoyées par les entreprises clientes. Aujourd'hui, la vie de ces entreprises est simplifiée, par l'exploitation systématique des données présentes dans la DSN, sans demande de déclaration « en double ».
«En plus de la réussite technique et l'intégration de la DSN dans les délais impartis, la clé du succès a été d'associer nos clients à cette démarche très en amont. Le projet DSN a ainsi mobilisé l'ensemble de nos commerciaux et de nos gestionnaires, des courriers et des emails ont été envoyés, un dossier et une FAQ sont régulièrement mis à jour sur notre site Apicil.com », indique le Directeur de la Relation Client du Groupe APICIL.
Plus de 50 000 déclarations DSN intégrées et exploitées chaque mois
Les résultats : tout était prêt en septembre 2016, pour intégrer les premières DSN contenant les cotisations des entreprises, soit quatre mois avant le pic attendu. Ceci a permis une montée en charge progressive et d'éviter l'effet d'engorgement du 1er janvier 2017. Aujourd'hui ce sont plus de 50 000 déclarations DSN mensuelles qui sont intégrées et exploitées dans le système d'information du Groupe APICIL.
Les facteurs clés de succès :
* Un projet démarré très tôt, avec une prise de conscience de l'étendue du périmètre et une mise en œuvre du projet lot par lot à partir de fin 2015.
* Une culture de la dématérialisation du Groupe APICIL, qui avait déjà mené de nombreux projets informatiques basés sur l'exploitation des flux émis par les entreprises.
* Un projet qui a associé toute l'entreprise et les clients.
À propos du Groupe APICIL
Le Groupe APICIL, 5ème groupe français de protection sociale, propose une gamme complète de solutions performantes et adaptées en santé-prévoyance, épargne et retraite pour particuliers et professionnels. Chaque jour, les 2 000 collaborateurs du Groupe apportent leur expertise aux 50 000 entreprises et 1,5 millions d'assurés protégés. Avec ses membres, le Groupe accompagne les clients au plus près de leurs attentes en répondant à leurs besoins des plus généraux aux plus spécifiques (handicap, grande distribution, BTP…) et dans toutes les étapes de leur vie. Paritaire et mutualiste le Groupe APICIL soutient des causes d'intérêt général et contribue ainsi à l'avancée de projets sociétaux majeurs.