HUTCHINSON : AUTOMATISATION DU PROCESSUS DE COMMANDES CLIENTS

Carte d'identité de la mission

• Année : 2021
• Pays : France
• Secteur : Industrie
• Client : Hutchinson
• Type de mission : Automatisation de processus

Contexte et enjeux : accélérer et fiabiliser le traitement des commandes clients

Filiale du groupe Total, Hutchinson fabrique et commercialise des produits issus de la transformation du caoutchouc à destination des marchés de l’automobile, de l’énergie, de la défense et du ferroviaire. Cette multinationale française emploie près de 40 000 collaborateurs  dans 25 pays. En 2021, son chiffre d’affaires s’élevait à 3,9 milliards d’euros.

Spécialisé dans l’étanchéité de précision, le site de Château-Gontier fournit deux catégories de clients :

• Les grands donneurs d’ordres du secteur de l’automobile, qui ont besoin d’importantes quantités de produits, et qui passent commande via un système d’EDI (échange de données informatisé) ;
• Des entreprises industrielles, qui commandent en plus petites quantités, et qui adressent leurs besoins par email au service Administration des ventes (ADV).

L’objectif, pour Hutchinson, était d’automatiser le recueil et la saisie des commandes par le service ADV afin d’accroître la fiabilité des données et de permettre aux assistants technico-commerciaux de se recentrer sur leur cœur de métier.

La mission : mise en place d’un workflow de recueil et d’intégration des données

L’automatisation du processus de traitement des commandes s’est appuyée sur deux technologies distinctes :

• Une application d’OCR permettant de lire les commandes PDF et d’isoler les données utiles (raison sociale du client, numéro de commande, quantités, références produits, etc.) ;
• Une solution d’automatisation chargée de traiter ces données et de les intégrer à l’ERP (Silverprod).

Tout d’abord, les équipes Talan ont réalisé un audit du processus afin de préconiser les solutions les plus adaptées. Après avoir passé en revue les différentes propositions, Hutchinson a choisi DocParser et Power Automate pour automatiser son processus : ces deux outils s’inséraient parfaitement dans l’écosystème existant (Office 365). Ensuite, les consultants ont procédé à un PoC qui a permis de démontrer la validité du procédé et qui a abouti à la mise en production.

« Power Automate est vraiment l’outil qu’il nous fallait. Nous venions de basculer sur Office 365 : il s’agissait donc de la solution qui s’intégrait le mieux à notre système informatique. »

Joseph Cheynet, Chef de projet informatique

Les résultats : un gain de temps pour les équipes et une relation client améliorée

Pour Hutchinson, l’automatisation du processus de commandes a induit deux grands bénéfices :

• Un gain de temps d’1h par jour pour les assistants technico-commerciaux qui, auparavant, étaient chargés de traiter les données de commandes et de les saisir dans l’ERP.
• Une satisfaction client améliorée. Avant l’automatisation, une simple erreur dans la saisie pouvait se traduire par un litige. Ce n’est plus le cas aujourd’hui, puisque les données sont fiabilisées : quantités, références, numéros de commande sont fidèlement reportés dans l’ERP, et tout écart avec les données déjà enregistrées dans le système (prix, adresse de livraison, etc.) est automatiquement signalé à l’équipe ADV.

Outre ces deux avantages directs, cette mission a encouragé de nouveaux projets d’automatisation dans l’entreprise : des briques du workflow ont ainsi été reprises par le service qualité afin de faciliter le classement de documents. Par ailleurs, des développements sont en cours pour remplacer l’application d’OCR actuelle DocParser par AI Builder. Enfin, ce projet s’est révélé source d’inspiration, puisque deux autres sites envisagent d’adopter le même dispositif pour automatiser leur processus de commandes.

« L’automatisation du processus de commandes nous a permis de gagner du temps et de fiabiliser les données avec, à la clé, une satisfaction client en hausse. » Murielle Bordin, Assistante technico-commerciale

Facteurs clés de succès :

1. Expertise automatisation : Talan est reconnu pour son expertise en matière d’automatisation et pour sa connaissance des solutions disponibles sur le marché.
2. Cadrage des besoins : l’audit réalisé en début de mission a permis de bien cibler les besoins et de préconiser les solutions les plus adaptées au contexte du client.
3. Bénéfices immédiats : l’automatisation du processus de commandes a induit des bénéfices immédiats pour l’équipe ADV et pour l’entreprise (gain de temps, fiabilisation des données, baisse des litiges, etc.).