Assurer le support au MCO sur l'ERP VIF en l'absence de l'équipe IT et des relais fonctionnels
Découvrez comment un leader de l'agroalimentaire a réussi, en effectif restreint, à maintenir un haut niveau de services sur VIF au sein de sa Direction Informatique.
Notre client est une entreprise de renommée mondiale, spécialisée dans la transformation de produits de la mer. Elle compte dans son portefeuille des marques particulièrement renommées localement. Depuis 2019, Talan intervient auprès de l'une de ses filiales en France.
Contexte et enjeux : assurer une continuité de services sur la solution VIF dans un contexte de déploiement majeur d'une nouvelle solution SAP
En 2018, le siège a décidé de déployer la solution SAP sur toutes les entités du groupe. Un projet d’envergure visant à aligner les processus et méthodes partout dans le groupe. Le projet a été décomposé en trois vagues, par géographies. La filiale française a fait partie de la seconde vague, débutant en février 2019. Notre client devait donc mettre en place un Core Model SAP fourni par le groupe en remplacement de Navision sur la Finance et de la Gestion Commerciale tout en continuant à utiliser certains modules de VIF (leur MES - Manufacturing Execution System) pour piloter la production.
Le projet impactait presque toutes les équipes (logistique, finance, commerce, production, ...) de la filiale : 4 collaborateurs au sein du service informatique et une soixantaine côté métier. Parmi eux, 15 personnes ont été nommées « Key Business Users (KBU) » pour assurer la prise en compte des spécificités de leurs métiers respectifs dans le paramétrage de l’outil. Au sein du service informatique, 3 des 4 collaborateurs ont été mobilisés comme KBU et ont dû passer 6 semaines en déplacement à l’étranger pour cadrer le projet de déploiement de SAP.
> En février 2019, le service informatique a donc souhaité faire appel à un prestataire externe pour une mission de MCO (Maintien en Conditions Opérationnelles fonctionnelles) sur VIF et ainsi permettre aux KBU de jouer pleinement leur rôle.
La mission : venir suppléer les fonctions de VIF et le déploiement du WMS
La Direction Informatique de notre client a choisi de faire confiance aux équipes de Talan pour leurs compétences sur VIF et sur recommandations de l’éditeur. L’objectif était alors de venir suppléer les fonctions de VIF et le déploiement du WMS (Warehouse Management System : gestion de l’entreposage de la matière jusqu’à son expédition). Pendant cette première phase, 2 consultants Talan ont été mobilisés 2 à 3 jours par semaine.
En juin 2019, SAP a été mis en service. Le démarrage s’est révélé assez complexe pour plusieurs raisons :
- Besoin de former rapidement les utilisateurs de l’usine au nouvel outil.
- Les supports de formation existants étaient principalement disponibles en anglais, une langue pas toujours maîtrisée par les collaborateurs en France.
- Besoin de renforts pour superviser toute la partie applicative de l’usine, le suivi des tickets sur le support SAP/VIF et les projets en cours à mener.
En juillet, notre client a décidé de renouveler sa confiance auprès de Talan pour venir en soutien sur la partie VIF avec un accompagnement 5 jours sur 7 (2 consultants) de début août à fin décembre. Les équipes de Talan avaient également pour objectif de :
- transmettre leurs compétences,
- mettre en place des dispositifs de formations des équipes,
- documenter les bonnes pratiques.
Le bilan s’est révélé très positif puisque le nombre de tickets relatifs à VIF a drastiquement baissé avec une montée en compétences des employés côté métiers et la mise en place d’une communication transverse entre les équipes pour échanger les bonnes pratiques. Sur une troisième phase d’intervention (de janvier à avril 2020), le nombre de jours d’intervention a pu être réduit progressivement jusqu’à atteindre 1 jour par semaine.
« Au-delà de l’aspect technique et des compétences sur VIF, ce que je retiens de l’intervention de Talan c’est le côté humain. Les 3 personnes de Talan qui ont intégré notre équipe se sont toutes extrêmement bien intégrées, à tous les niveaux de l’entreprise. Elles ont fait preuve d’une grande intégrité, de disponibilité et ont appréhendé les problèmes avec perspicacité. Elles sont facilement montées en compétences sur notre organisation, nos outils et process et ont été force de proposition pour faire avancer les projets et améliorer continuellement les solutions. »
Responsable Informatique
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