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Cas clients

Dématérialiser au service de la simplification et modernisation des procédures civiles

Dans le cadre de sa réforme en profondeur de l’organisation judiciaire, il y a cinq ans le Ministère de la Justice a initié un vaste projet de transformation visant à rendre la justice plus simple, plus lisible et plus accessible. Cette transformation passe par le projet numérique, PORTALIS. Pour le Ministère de la Justice et les équipes de Talan qui l’ont accompagné, ce projet au service d’une justice du 21e siècle accessible à tous, vise à offrir de nouveaux services accessibles aux justiciables par voie dématérialisée et une application commune à l’ensemble des juridictions permettant aux agents de greffe et magistrats de communiquer et gérer plus efficacement les procédures.

En bref...

  • Date : Depuis 2016
  • Secteur : Secteur public
  • Client : Ministère de la Justice
  • Technologie : Axure, Bizagi, Mega, Jira, Mantis, Squash, Confluence, MS Project
  • Offre : Cycle en V, Agile SAFE, UX design

Défis

  • Faire converger l’ensemble des professionnels de la Justice sur les nouveaux outils mis à leur disposition
  • Harmoniser les pratiques en juridiction tout en garantissant leur indépendance
  • Conjuguer la complexité des procédures judiciaires et les besoins de simplification des démarches des justiciables, réduire le délai de traitement des procédures
  • Adapter la feuille de route du programme pour concilier les exigences métier en regard des évolutions de la législation

Solution

  • Mix de méthodes agiles : Lean, Kanban, Scrum
  • Réalisation en paliers
  • Conduite du changement : stratégie, communication, formation, accompagnement des utilisateurs...
  • Conception fonctionnelle : accompagnement métier, production de spécifications fonctionnelles, pilotage et suivi des ateliers de conception, validation des spécifications détaillées​
  • Recette fonctionnelle : gestion et pilotage des recettes applicatives, 2 à 2, tests inter-SI et bout en bout des versions majeures et patchs correctifs​
  • Support 

Résultats

  • Une chaine de gestion entièrement dématérialisée permettant aux citoyens de saisir la justice et de suivre leur dossier tout au long de la procédure
  • Un service d’accueil unique en juridiction facilitant ainsi le travail du greffe dans leurs activités de renseignement des Justiciables

La mission en détails

 

 

Enjeux : 

  • Moderniser l’institution judicaire aux yeux des citoyens en proposant de nouveaux services accessibles à distance
  • Améliorer la lisibilité, l’efficience et la transparence de la Justice en favorisant les échanges entre le ministère de la Justice (magistrats, greffiers…), les auxiliaires de justice (avocats, huissiers, experts…) et les citoyens 
  • Rétablir la confiance en la Justice en réformant l’organisation judiciaire en profondeur et en simplifiant les procédures civiles sur l’ensemble du territoire

 

Défis :

  • Faire converger l’ensemble des professionnels de la Justice sur les nouveaux outils mis à leur disposition
  • Harmoniser les pratiques en juridiction tout en garantissant leur indépendance
  • Conjuguer la complexité des procédures judiciaires et les besoins de simplification des démarches des justiciables, réduire le délai de traitement des procédures
  • Adapter la feuille de route du programme pour concilier les exigences métier en regard des évolutions de la législation

 

Solutions :

  • Mix de plusieurs méthodes agiles (Lean, Kanban, Scrum), ayant permis d’introduire des concepts tels que le droit à l’erreur, le respect d’une deadline, l’efficacité (juste à temps), le gaspillage, etc.​
  • Réalisation en paliers : portail informatif en v1, portail du service d’accueil unique du justiciable en v2, portail des juridictions en v3 et portail des juridictions avec module de communication et open data en v4 (horizon 2021)
  • Conduite du changement : stratégie, communication, formation, accompagnement des utilisateurs, etc.​
  • Conception fonctionnelle : accompagnement métier dans la priorisation des évolutions, production de spécifications fonctionnelles générales (SFG ou US suivant la version), pilotage et suivi des ateliers de conception, validation des spécifications détaillées​
  • Recette fonctionnelle : gestion et pilotage des recettes applicatives, 2 à 2, tests inter-SI et bout en bout des versions majeures et patchs correctifs​
  • Support : préparation du déploiement, support auprès des utilisateurs, pilotage de la cellule de supervision​

 

Résultats :

  • Parallélisation des travaux front et back office permettant de déployer une nouvelle version tous les 18 mois
  • Mise en place de la Méthode Agile Safe 
  • Intégration d’une communauté d’utilisateurs issus des juridictions (magistrats et agents de greffe), des auxiliaires de justice (avocats, huissiers, notaires) et des représentants de la société civile (associateurs de consommateurs)

Ayant permis,

  • Une chaine de gestion entièrement dématérialisée permettant aux citoyens de saisir la justice et de suivre leur dossier tout au long de la procédure
  • Un service d’accueil unique en juridiction facilitant ainsi le travail du greffe dans leurs activités de renseignement des Justiciables

 

Facteurs clés de succès : 

  • Connaissance du contexte et de l’environnement formel/informel du ministère
  • Fonctionnement en équipe intégrée avec les équipes métier et les équipes de réalisation (appropriation des besoins, suivi de la réalisation, etc.) pour une solution fiable et adaptée aux besoins métier
     

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