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Cas clients

Accompagner une association sur Salesforce à travers du mécénat de compétences

La plus-value de nos chargés de mission, c’est l’humain. Donc tout ce qui peut être automatisé doit l’être !

Sam Blakaj, Directeur du Développement et de la Communication chez NQT

En bref...

Défis

La bonne gestion des contacts (jeunes, entreprises et parrains) est un enjeu critique pour l’association NQT. En 2020, la crise sanitaire a entraîné une forte hausse de demandes des jeunes auprès de NQT. L’association a donc souhaité accélérer l’optimisation de son CRM pour y répondre efficacement. 

Solution

Optimiser Salesforce au travers de 4 axes : 

  • Définition des indicateurs de performance et création de reportings
  • Développement d'un outil de matching entre filleuls et marraines/parrains
  • Accompagnement pour les mises à jour critiques de Salesforce
  • Optimisation de la procédure de validation des contrats 

Résultats

Mission menée en quelques mois en distanciel (pendant la crise sanitaire) qui a permis de : 

  • Favoriser l'adoption de l'outil par les métiers en mettant à leur disposition une plateforme et des rapports répondant à leurs besoins 
  • Favoriser la collaboration et l’échange d’information entre les départements Finances et Opérations 
  • Automatiser le matching qui peut se faire en clic contre 2h par dossier en processus manuel

La mission en détails

Contexte et enjeux  

Nos Quartiers ont des Talents (NQT) est une association au sens de la loi de 1901. Créée en 2006, NQT est une plateforme collaborative qui a pour objectif l’insertion professionnelle, en mettant en relation des jeunes diplômés issus de milieux modestes et des cadres ou cadres dirigeants des entreprises partenaires. Les jeunes accompagnés ont moins de 30 ans, un bac +3 au minimum et leur milieu social est déterminé par le territoire (QPV ou ZRR) ou avec un faisceau d’indices de leur catégorie socio professionnelle (profession des parents, bénéficiaires de minima sociaux, …). NQT pallie le manque d’orientation et/ou de réseau de ces jeunes diplômés. L’association leur met à disposition un réseau d’entreprises, notamment avec la mobilisation de cadres de minimum 8 ans d’expérience devenant marraines/parrains. Le fonctionnement de l’association repose ainsi sur 3 piliers :  

1. Le parrainage pour apporter un soutien :  

  • Moral/psychologique 
  • Au niveau RH (comment rédiger un CV, une lettre de motivation, réussir un entretien) 
  • Au niveau du réseau (constituer, solliciter, entretenir son réseau)  

2. L'organisation d’ateliers : plus de 1000 ateliers organisés par an (présentation des secteurs, bonnes pratiques d’entreprise...)  

3. La mise à disposition d’outils numériques pour se former (acquérir des compétences complémentaires, apprendre l’anglais...).  

Aujourd’hui, NQT c’est 70 personnes sur toute la France, 9000 jeunes diplômés accompagnés en 2019, 12000 parrains/marraines dont 6000 actifs et 750 entreprises partenaires.

 

La bonne gestion des contacts (jeunes, entreprises et parrains) : un enjeu critique pour l’association NQT

Jusqu’en 2018, la relation entre les jeunes diplômés et les entreprises était gérée par un outil « custom » vieillissant qui ne répondait plus aux enjeux d’une base de données grandissante et à la volonté de NQT d’accélérer sa transformation digitale. La direction et la gouvernance ont ainsi décidé de changer d’outil et d’opter pour le CRM Salesforce.  

Au deuxième trimestre 2020, la crise sanitaire a entraîné une forte hausse de demandes des jeunes auprès de NQT. L’association a souhaité accélérer l’optimisation de son CRM pour répondre efficacement aux demandes. En mai 2020, au travers d’un mécénat de compétences, Talan a proposé à l’association de l’aider sur les sujets suivants :  

  1. Définition des KPIs (indicateurs de performance) et mise en place de dashboards automatisés pour les métiers
  2. Automatisation du processus de matching entre jeunes et marraines/parrains

 

Les solutions : accompagner l’optimisation de Salesforce et développer un outil de matching automatique.

Les équipes de Talan ont finalement accompagné NQT sur 4 chantiers, dont deux qui ont émergé au fil de la mission.  

  1. Mise en place de reporting et indicateurs de performance  

NQT ne disposait pas d’un reporting automatisé des activités dans Salesforce et éprouvait des difficultés à avoir une vision claire pour piloter efficacement l’activité. Talan est intervenu pour aider NQT à définir ses indicateurs de performance indispensables à suivre et à créer des rapports et tableaux de bord dans Salesforce afin d’avoir une vision claire des activités menées.  

  1. Développement d'un outil de matching entre filleuls et marraines/parrains  

Le matching entre les filleuls et les parrains, considéré comme une activité manuelle chronophage, nécessitait d’être automatisé. Les équipes ont donc travaillé sur la création d’un outil de matching via Salesforce. Plusieurs ateliers ont été organisés pour définir et cadrer le besoin de l’association, déterminer l’ensemble des règles de matching et ajouter un composant dans l’outil afin de mettre fin à ces tâches manuelles.  

  1. Accompagnement pour les mises à jour critiques de Salesforce  

Au cours de la mission est apparu un nouveau besoin : le CRM devait être mis à jour. Il fallait en effet remettre l’outil à plat par rapport aux normes de sécurité. Talan a alors accompagné la montée en compétence d’une personne chez NQT pour assurer les mises à jour critiques de la plateforme Salesforce et stabiliser son utilisation sur le long terme.  

  1. Optimisation de la procédure de validation des contrats  

Finalement, l’optimisation de l’outil a également permis aux équipes commerciales (les délégués régionaux) et financières une meilleure communication au sujet de la validation des contrats.  

L’outil Salesforce a été mis à contribution pour créer du lien entre les pôles finance et opération (chargé.e.s de mission). Une procédure de validation et de suivi des contrats a été directement intégrée à l’outil Salesforce. Celle-ci permet aux Délégués Régionaux d’enregistrer leurs contrats dans Salesforce et au département Finance de suivre ces contrats (versement des cotisations, mises à jour, …) au même endroit.  


Résultats  

En quelques mois, cette mission a permis à NQT :  

  1. De favoriser l’adoption de l’outil par les métiers en mettant à leur disposition une plateforme et des rapports répondant à leurs besoins 
  1. De favoriser la collaboration et l’échange d’information entre les départements Finances et Opérations 
  1. D’automatiser le matching qui peut se faire en un clic contre 2h par dossier en processus manuel. L’outil de matching sera totalement opérationnel au mois de novembre 2020.

Nous avons fait des avancées impressionnantes en quelques mois. Les équipes Talan ont très bien compris nos enjeux et problématiques et ont su rapidement proposer des solutions pertinentes.

Sam Blakaj, Directeur du Développement et de la Communication chez NQT

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