Contexte et enjeux : automatiser et fiabiliser la fusion de deux ERP VIF dans des délais courts

Créée en 1936 dans le Sud-Ouest de la France, EURALIS est une coopérative agricole et agroalimentaire. Aujourd’hui présente dans 120 pays à l’international, elle réalisait en 2019 un chiffre d’affaires de 1,37 milliards d’euros et rassemblait 12000 agriculteurs et plus de 5000 salariés répartis sur les 5 continents. La coopérative s’organise autour de quatre pôles : 

• Agricole
• Semences
• Participations et développements
• Alimentaire (ateliers culinaires : partie canard et partie Traiteur).

Sur la partie Traiteur, en 2018, l’une des entités du groupe a entamé une refonte de sa vision stratégique et a souhaité fusionner les serveurs de plusieurs entités juridiques. Dans ce contexte, les outils de gestion commerciale ont été au premier plan. En effet, l’entité utilisait jusque-là deux applications VIF (une GMS et une proximité).

La Direction a donc exprimé le besoin de fusionner ces deux applications VIF. 

Cette fusion impliquait une reprise de données considérable (plus de 300.000 lignes) sur des fonctions d’export et d’import, dont certaines non disponibles en standard dans l’ERP VIF pour des raisons liées à la complexité. Ces données (des LATs – lignes d’action tarifaire) sont essentielles pour l’administration des ventes du groupe puisqu’elles incluent les paramétrages de la dégradation tarifaire (remises accordées aux clients). La Direction Commerciale s’est donc rapprochée de la DSI du groupe pour trouver une solution permettant de reprendre l’ensemble de ces informations. 

Deux options se sont immédiatement présentées : 

• Développement spécifique avec VIF
• Traitement manuel de la donnée

Ces deux méthodes étaient coûteuses financièrement et en temps « homme ».

« On a estimé une charge de 80 jours homme et un délai de 6 mois pour la reprise manuelle, ce qui est vraiment énorme, surtout dans un planning déjà chargé. »

La DSI d’Euralis a fait appel aux équipes de Talan pour savoir si d’autres solutions technologiques innovantes existent sur le marché pour simplifier et automatiser la reprise de données à moindre coût.

La solution : automatiser la reprise de données et libérer les équipes de tâches répétitives avec le RPA  

Talan a proposé une solution de RPA avec UiPath qui viendrait se substituer aux utilisateurs devant effectuer manuellement la reprise en automatisant complètement la chaîne d’export puis celle d’import. En outre, le RPA permet un contrôle dans la phase transitoire (vérification de la complétude, de l’exactitude, … des données) et une mise en conformité (contrôle de la validité des données, bascule sur de nouvelles listes de références, …). 

Un POC a été monté avec les équipes de Talan pour démontrer que le RPA répondait bien au besoin et ce, à un coût inférieur aux deux solutions précédemment envisagées et avec un risque d’erreurs extrêmement réduit. Les équipes de Talan sont ensuite intervenues en deux jours mi-mars (juste avant le confinement) pour mettre en place la RPA chez Euralis. 

RPA : des résultats et bénéfices immédiats

La solution RPA sur ce projet de reprise de données a prouvé que toutes les lignes pouvaient être reprises en deux ou trois jours. La robotisation a aussi permis de sécuriser et fiabiliser les données, tout en restant dans les temps prévus pour le projet puisque les robots peuvent tourner 24h/24. 

Au total, en incluant les travaux de cadrage préliminaire et le paramétrage des robots, l’automatisation via l’outil UiPath a permis une reprise de données en moins d’un mois, contre 6 mois prévus pour une reprise manuelle.

« Le RPA a été la meilleure solution possible, surtout au regard de la crise du COVID-19 qui nous a tous frappée. Une reprise de données manuelle aurait mobilisé l’équipe d’administration des ventes, déjà en effectif restreint en temps normal et avec un planning chargé. Avec la crise sanitaire, toutes ces équipes ont télétravaillé. Orchestrer une telle reprise de données, rythmer le projet avec des réunions à distance et gérer en plus un quotidien bouleversé par la crise aurait été beaucoup trop compliqué et chronophage. »