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Accompagner l’ARS Pays de la Loire à travers du mécénat de compétences

Maelle Ferrand, Olivier Gautier et Denis Perruchet reviennent sur la mission qu’ils ont réalisée pour l’ARS Pays de la Loire en mars/avril 2020.

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  • Maëlle Ferrand : Consultante décisionnelle 
  • Olivier Gautier : Directeur commercial de Talan à Nantes
  • Denis Perruchet : Partner


Comment ce projet s’est-il déployé avec le groupe Talan et dans quel contexte s’inscrit-il ?

Olivier Gautier : Durant la crise sanitaire, le groupe Talan a adopté une position très claire : se rendre utile en réalisant des prestations pro-bono. Nous travaillions régulièrement avec l’ARS et nous nous sommes donc rapprochés d’eux pour déterminer comment nous pouvions aider la DSI. 
 

En quoi consistait ce projet ?

Maëlle Ferrand : L’ARS avait mis en place deux plateformes : l’une destinée au recensement des besoins sanitaires des établissements, et l’autre avec les volontaires qui pouvaient y indiquer leurs disponibilités (étudiants, ancien personnel soignant à la retraite, etc). 

A partir des informations de ces deux plateformes, une base de données a été mise en place en interne.  Nous avons alors travaillé avec Qlik Sense, un outil permettant de créer de la valeur grâce à la datavisualisation. Nous avons pu développer des indicateurs, des graphiques afin de suivre et de mettre en corrélation les volontaires et les besoins dans les établissements de soin.

Pour y parvenir, la première étape consistait à bien cerner le besoin de l’ARS avec le DSI. Ce besoin était urgent compte tenu de la situation. Nous avons donc décidé de travailler par téléphone avec le DSI. Je lui livrais l’application au fur et à mesure et il me communiquait ses retours simultanément. 

L’application, simple et opérationnelle permettait d’accéder à plusieurs onglets :

  • Un premier qui rassemblait le nombre d’établissements, le nombre de volontaires disponibles ainsi que le nombre d’affectations ;
  • Un second mettait en avant le nombre de volontaires dont les établissements avaient besoin et les personnels contactés dans les établissements ;
  • Un troisième onglet permettait d’accéder aux métiers des volontaires ;
  • Un quatrième onglet mettait en perspective les besoins avec le nombre de volontaires

Grâce à ces différents éléments, l’ARS pouvait avoir une vue rapide et efficace sur l’état des affectations nécessaires.


Comment s’est opérée la mise en place de ces data ? 

Maëlle Ferrand : Cela s’est fait au fur et à mesure et de manière itérative. J’étais force de proposition sur le sujet. En fonction des besoins de l’ARS, mon rôle était de proposer les graphiques les plus pertinents et adaptés à la situation. Grâce aux différentes possibilités de sélection multicritères, cela a permis de fournir une vision affinée des volontaires (disponibilités par département, par région, par métiers, etc).

Ce projet a été entièrement réalisé dans une logique de co-création

Denis Perruchet : Ce projet a été géré de manière très agile, avec un mode de travail très souple, afin d’obtenir rapidement des résultats. 

 

Quels étaient les besoins du client ? 

Maëlle Ferrand : Le besoin émanait avant tout de la cellule de crise de l’ARS. Elle devait travailler avec les établissements pour pouvoir combler les effectifs manquants. Dans ce type de projet, une appréhension rapide de la data permet d’avancer beaucoup plus vite.

Par ailleurs, les relations de confiance tissées avec le DSI depuis de nombreuses années ont permis de faciliter l’échange et l’appréhension des besoins de l’ARS. Nous avons tout de suite été sur la même longueur d’onde.

 

Quels ont été les différents jalons de la mission ? 

Maëlle Ferrand : La plateforme a été mise en ligne dès le 16 mars. L’affectation des bénévoles a quant à elle démarré une semaine après. C’est à ce moment-là qu’ils nous ont sollicités. 

Puis, l’application s’est mise en place très rapidement. Nous avons commencé fin mars à travailler dessus et la solution a été livrée deux semaines plus tard. 

 

Selon vous, ce type de demande est-elle spécifique à la crise ou va-t-elle perdurer au-delà ?

Olivier Gautier : Pour le moment, rien n’est encore décidé. L’urgence était de répondre à un besoin ponctuel susceptible de se généraliser à l’ensemble des ARS.

Denis Perruchet : Quand nous avons initié le projet, nous n’avions aucune visibilité sur l’évolution de la situation sanitaire. Tout s’est construit au fil de l’eau. Et il s’est avéré que nous répondions à de réels besoins ! C’est dans ces situations que l’on mesure combien nos habitudes de co-création avec nos clients et l’utilisation permanente des méthodes agiles sont de véritables atouts pour faire face à la dimension très évolutive des contextes de crise.

 

Quel sentiment a-t-on en mettant en place ce type d’outils ?

Maëlle Ferrand : Pour ma part, je me suis sentie utile. Grâce à cette mission, j’ai aidé l’ARS à travailler efficacement avec les établissements de santé. C’était très concret et porteur de sens

 

Plus généralement, quelles sont les qualités nécessaires pour mener des projets de datavisualisation ?

Maëlle Ferrand : L’élément clé, c’est de bien saisir leur besoin client ainsi que les décisions qui devront être prises grâce aux différents indicateurs. En fonction du besoin, la mise en avant ou la présentation graphique de tel ou tel indicateur se fera différemment afin de favoriser la rapidité de perception de l’information et son niveau de priorité.

Olivier Gautier : La compréhension du besoin est importante puisque la datavisualisation est un véritable outil de pilotage. Une fois que l’on comprend les besoins du client, il faut proposer les meilleures solutions de restitution de l’information. Un graphique doit être fiable et non orienté. Pour ce projet, il a fallu mobiliser des connaissances graphiques et, au-delà, mesurer les possibilités de représentation de la data dans l’outil. La datavisualisation offre un potentiel considérable aux institutions et entreprises pour peu qu’elles disposent des expertises transverses et du savoir-faire qui en décuplent l’efficacité.