Comment le déploiement d'outils collaboratifs a permis à un leader européen du BTP de maintenir son activité en période de crise ?
Contexte : une configuration pour la collaboration à distance non optimisée
Notre client, un acteur majeur européen du BTP, souhaitait mettre en place de nouveaux outils pour faciliter le travail et la collaboration de ses employés et harmoniser les pratiques au niveau national tout en respectant certaines spécificités régionales.
Jusque là, les équipes de notre client utilisaient une configuration répandue mais pas optimisée pour la collaboration et la productivité des opérationnels :
- Connexion VPN
- Disques réseaux partagés
- Pack office
En cas de crise, cette infrastructure risquait de ne pas tenir.
La mission : assurer le déploiement des outils collaboratifs choisis et accompagner les équipes dans cette migration.
L'objectif de cette mission était :
- d'assurer le déploiement et la mise en œuvre des outils collaboratifs choisis (développements spécifiques sur les outils Microsoft Office 365)
- d'accompagner les équipes dans cette migration et de les former pour assurer une adoption rapide des nouveaux outils
Pour assurer l'adéquation des fonctionnalités outil avec les besoins métiers, les équipes Talan ont travaillé conjointement avec la DSI et des interlocuteurs métiers. En outre, l'adoption des outils et la montée en compétences rapide des équipes a été assurée grâce à :
- la mise en place d'une "banque d'information" en ligne regroupant des tutoriels sur toutes les fonctionnalités ;
- la formation des opérationnels ;
- la création d'un réseau d'ambassadeurs qui fait le relais avec les opérationnels et favorise le partage des problèmes et solutions à l'ensemble de la communauté.
Ces trois piliers permettent de limiter le nombre d'interlocuteurs métiers et d'assurer un accompagnement haut de gamme ultra-réactif.
Les résultats dans le contexte inattendu de crise du COVID-19
La crise du COVID-19 en mars 2020 a très rapidement bouleversé les habitudes de travail des employés des deux entités en introduisant du jour en lendemain le télétravail de longue durée pour tous. Celui-ci a très rapidement mis l'accent sur les "défauts" de l'ancienne infrastructure, qui concernait 3 régions :
- VPN saturé : accès aux outils très compliqué
- Accès aux ressources pas toujours disponibles
- Support à distance complexe ou impossible
Les collaborateurs sur ces régions ont dû travailler dans des conditions dégradées. Ainsi, l'une des régions a souhaité basculer plus tôt que prévu vers la nouvelle formule et a pu le faire en seulement une journée.
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